La primera de las 5 etapas de una Retrospectiva se denomina "Preparar el escenario". Esta tiene como objetivo preparar al equipo para el trabajo que realizarán durante Retrospectiva. Es un momento en donde el moderador se presenta, comunica el objetivo y la duración de la reunión, y se repasan los acuerdos que marcaran el rumbo de la reunión.
Cuando el equipo necesita hacer más para prepararse, podemos usar diferentes actividadaes, que nos darán información para seguir con la Retrospectiva.
Check-in
Propósito: Que los miembros del equipo adquieran consciencia personal sobre sus expectativas para con la Retrospectiva.
Duración: De 5 a 10 minutos.
Descripción: Luego de comentar el objetivo y la agenda de la retrospectiva, el moderador realiza una pregunta al equipo y cada persona responde con una o dos palabras lo que se le ocurra. Esto evita los divagues y provoca que las respuestas sean concisas y pensadas.
Ejemplos de preguntas:
- Como te sentiste en el último Sprint?
- Que esperas de la retrospectiva?
- En que estas pensando en este momento?
Una buena opción es que las personas escriban su respuesta en un papel. Esto puede ayudar a plasmar concretamente una idea. También vale aclarar que siempre se puede "Pasar" de responder la pregunta. Y agradecer a cada persona que responde es otro buen consejo.
Foco - Desenfoco
Propósito: Ayuda a establecer acuerdos para la comunicación, y a dejar de lado cosas como culpas, juicios y miedos.
Duración: 10 minutos.
Descripción: Antes de repasar el objetivo y la agenda de la Retrospectiva el moderador escribe patrones de comunicación productivos e improductivos. Antes de describirlos, los participantes se dividen en parejas, elijen un patrón/antipatrón y debaten su significado. Luego cada pareja comenta el resultado de dicho debate. Y para terminar, el moderador pregunta al equipo si están dispuestos a permanecer en la columna izquierda (la de los patrones productivos).
Ejemplos de Foco/Desenfoco:
- Debate ... por sobre pelea
- Conversación.... por sobre monólogo
- Entender... por sobre defenderse
- Preguntar... por sobre suponer
Esta actividad no solo puede ayudar en la Retrospectiva, sino en la comunicación del día a día del equipo.
ECVP (ESVP)
Explorador, Comprador, Vacacionista o Prisionero (Explorer, Shopper, Vacationer or Prisioner)
Propósito: Descubrir la actitud de las personas del equipo para con la Retrospectiva.
Duración: 10 minutos
Significado de cada criterio:
- Explorador: Están ansiosos por descubrir nuevas ideas y puntos de vista. Quieren aprender todo lo posible sobre lo ocurrido en la última iteración.
- Comprador: Tomarán toda la información disponible, y estarán felices de volver a casa con una nueva idea útil
- Vacacionistas: No están interesados en el trabajo de la retrospectiva, pero están felices de estar lejos de la rutina diaria. Pueden prestar atención una parte del tiempo, pero estarán más contentos cuando estén fuera de la oficina
- Prisioneros: Sienten que han sido obligados a asistir y preferirían estar haciendo otra cosa
Descripción: El moderador reparte papeles a todos los miembros del equipo, para que cada uno escriba en el mismo su actitud hacia la retrospectiva, utilizando los criterios descriptos. Luego cada participante anónimamente lo escribe en un papel. El moderador recoge los resultados, los mezcla y luego los vuelca resultados en un histograma para mostrar la información. Una vez hecho esto, se recomienda tirar a la basura los papeles (esto desechara suspicacias sobre si la gente intentará identificar quien escribió qué). Luego el moderador realiza preguntas al equipo como: "Qué opinan de estos datos?", "Cómo son estas actitudes con nuestro trabajo diario?"
Análisis de resultados: Si la mayoría de los participantes son vacacionistas, este puede ser un interesante tema a tratar en la retrospectiva. Si hay prisioneros en el equipo, sugerir que cada uno puede decidir como utilizar su tiempo, participando o no de la retrospectiva. Pero en caso de no participar, el equipo se vera afectado.
Acuerdos de trabajo
Propósito: Establecer un conjunto de comportamientos que enfoquen al equipo en tener discusiones productivas.
Duración: De 10 a 30 minutos.
Descripción: Los miembros del equipo trabajarán conjuntamente para generar ideas de comportamientos. Para realizar esto, el moderador explicará al grupo que entre todos buscarán acuerdos a cumplir, y que el cumplimiento de los mismos será responsabilidad del mismo equipo, haciéndolo notar cuando uno se viole. Y recordando que el objetivo de la actividad es ayudar al equipo a tener discusiones y debates productivos. Se divide al equipo en grupos de 2 o 3 personas, y cada subgrupo elegirá cinco o seis acuerdos que luego compartiran con el moderador, el cuál los anotará utilizando las mismas palabras empleadas. Luego entre todas, el equipo eligirá de 3 a 7 acuerdos que guiarán a las interacciones del equipo.
Para realizar esta elección se pueden utilizar diferentes técnicas:
- Consenso: Se lee cada acuerdo, y cada miembro indica con el pulgar, si la acepta (pulgar arriba), si acepta la voluntad del grupo (pulgar al costado) o si veta el acuerdo (pulgar abajo). Y solo quedan los acuerdos que no recibieron vetos.
- Priorizar: Se le da a cada miembro3 votos para que elijan los acuerdos que más le interesan y los que más reciben quedan elegidos.