Cuando se está por planificar una reunión o un taller, puede resultar muy útil emplear el marco de las 7 P que aparece en el libro Gamestorming. Este marco se puede utilizar para planificar casi cualquier cosa, y sirve para formularnos las preguntas correctas sobre lo que vamos a emprender. Si siguen las 7P se van a sentir más seguros de lo que tienen que hacer, y cómo lograrlo.
Las 7 P son:
- Propósito
- Personas
- Producto
- Proceso
- Preparación
- Práctica
- Problemas
Propósito
¿Por qué estamos haciendo esto? ¿Qué queremos lograr? Para hacer las cosas correctas resulta invaluable tener una visión clara y poder compartirla con todos los participantes. Limitate al propósito de lo que estás planificando (la reunión o taller). La paz mundial está buenísima, pero no la vamos a lograr en un taller.
Personas
¿Quién va a participar? Escribí los nombres, en vez de los roles. Una reunión puede cambiar muchísimo dependiendo de la química entre las personas, y no solo de su conocimiento.
Producto
¿Cuál será el resultado? ¿Vamos a crear un prototipo, vamos a escribir un documento o tomar alguna decisión? ¿Cómo vamos a soportar el propósito? El producto tiene que ser algo tangible.
Proceso
¿Cómo vamos a alcanzar el propósito y crear el producto? ¿Cuál será la agenda de la reunión? ¿Qué ejercicios van a formar parte del taller?
Preparación
¿Cómo necesitamos prepararnos? ¿Tenemos tareas previas que realizar? ¿Necesitamos evaluar el mercado y buscar competidores?
Práctica
¿Dónde y cuándo? ¿Qué necesitamos llevar a la reunión? Asegurate comprar muchos post-it!
Problemas
¿Qué riesgos identificamos durante el camino de lograr el propósito? ¿Podemos prevenir estos riesgos?
Planificar de esta manera no debería llevar más de 20 minutos. Y los resultados serán mejores si realizamos dibujos y escribimos nuestras ideas. Las 7P también sirven para planificar en grupo, y para escribir el plan en una pizarra.
Asegurate de guardar el plan en algún lado, y mirarlo antes de la reunión. Esto nos ayudará a recordar el propósito, y podremos ver cuándo las cosas no avanzan según lo planificado. Como agilista soy consciente que no siempre podemos mantener el plan, pero siempre queremos tener un feedback para saber qué mejorar la próxima vez. Es bueno tener el plan original como referencia para comparar con los resultados.
El marco de las 7P lo creó James Macanufo y pueden leer más detalles en gogamestorm.com.
