Hace unos años llegué como primer día para dar una clase de capacitación de Scrum para una organización que estaba con bastantes problemas en su transición Ágil. Había decidido que debían empezar de nuevo, esta vez con capacitación y coaching, y me pidieron su ayuda. Mientras me estaba presentando, uno de los líderes de proyecto me interrumpió. "Ya probamos Scrum", exclamó, "y no nos gusta".

Me sorprendió en ese momento. "¿Por qué? ¿Qué es lo que no les gusta", le pregunté.

"¡No nos gustan esas reuniones diarias de 90 minutos!", me contestó. A su alrededor todos asintieron en acuerdo.

Bueno, a mi tampoco me gustaría eso, debo admitirlo. Su equipo estaba distribuido, así que no sólo tenían reuniones largas todos los días, sino que encima eran reuniones telefónicas todo el tiempo. ¿Qué ocurría que estiraba tanto las reuniones diarias? Resultó que estaban analizando en profundiad los temas, tenías discusiones de diseño y de otros problemas durante este tiempo. No todos en el equipo estaban involucrados en todas las discusiones, y sin embargo se suponía que tenían que quedarse al teléfono y escuchar.

En vez de usar la reunión diaria de Scrum como una reunión corta y enfocada en donde los miembros del equipo sincronizan sus esfuerzos y revisan su avance hacia el objetivo del sprint, este equipo tenía la incorrecta idea que toda la comunicación del día debía ocurrir durante el Scrum diario. ¡No hay nada más lejos de la verdad!

Para tener un Scrum Diario efectivo, los miembros del equipo deben entender el propósito de esta reunión, y practicar la disciplina necesaria para mantener la conversación enfocada en tres temas:

  1. ¿Qué hice desde ayer?
  2. ¿Qué voy a hacer hoy?
  3. ¿Qué impedimentos tengo?

Enfocándose en su trabajo diario, un equipo de cinco a nueve miembros debería poder terminar la reunión diaria en 15 minutos. Otros temas y discusiones tienen que resolverse más tarde, luego de concluido del Scrum Diario.

La clave es enfocarse y tener disciplina

El Scrum Master está presente en el Scrum Diario para recolectar impedimentos y ayudar a que los miembros del equipo se mantengan enfocados. Personalmente, como Scrum Master, no me gusta jugar al rol de "policía" (dirigir la conversación, insistir en que los miembros respondan las tres preguntas). Si los miembros del equipo están mirándose a los ojos y hablando entre si sobre temas relevantes a cumplir su compromiso, entonces escucho en silencio. La comunicación del equipo es central a la idea del Scrum Diario. Uso mi propio criterio antes de pedirle al equipo que deje de lado una discusión.

Sin embargo, le presto mucha atención al tiempo. Empezamos y terminamos la reunión a tiempo. Si empezamos a acercarnos al límite de los 15 minutos, se lo señalo al equipo y le pido que se enfoque. Si necesitamos estar más tiempo en un Scrum Diario, lo hacemos - con conocimiento y aceptación de todos. Descubrí que manteniendo la disciplina de los 15 minutos y enfocándose en el progreso del equipo, logramos enfocarnos más durante el día y en todo el sprint.

Cada Scrum Master desarrolla su propio estilo de facilitar la reunión diaria. Una práctica mía es darle mi actualización al equipo sobre el progreso al quitar los impedimentos que agregaron. Me aseguro de hablar último. Una vez que lo hago (generalmente me lleva menos de 60 segundos) cierro formalmente la reunión diaria con las palabras "Nuestro Scrum Diario terminó". Allí suelo preguntarle al equipo si hay algo más que quisieran discutir.

Una vez que los miembros del equipo entienden el propósito del Scrum Diario, y se acostumbran a enfocarse y tener disciplina en buenos hábitos, las reuniones diarias se vuelven efectivas y se transforman en un hábito más del trabajo en equipo para cumplir con su compromiso.

Traducido de How to have an effective daily Scrum - When de 15 minutes meeting takes longer than 15 minutes, por Tamara Sulaiman.

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"Si tú tienes una manzana y yo tengo una manzana e intercambiamos las manzanas, entonces tanto tú como yo seguiremos teniendo una manzana cada uno. Pero si tú tienes una idea y yo tengo una idea, e intercambiamos las ideas, entonces ambos tendremos dos ideas"

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