OrganigramaCada tanto surge la interesante pregunta de cómo hacer la "gestión de recursos" en una organización que está adoptando Ágil. "¿Cómo podemos planificar a una persona el 100% en un único equipo cuando tenemos tantos proyectos para hacer?". El tema es que esta es la pregunta equivocada. En vez de responder a la pregunta de cómo gestionar los recursos, es preferible hacerse la pregunta correcta: "¿Cómo puedo no gestionar los recursos? ¿Cómo puedo evitarlo por completo, o al menos minimizarlo?".

Hay dos problemas con la pregunta inicial. El primero es asumir que necesitamos mover a las personas por todos lados para ir llenando los proyectos. El segundo está relacionado con la cantidad de proyectos simultáneos.

Mover personas

Hay una tendencia a pensar en los proyectos como la principal unidad de organización. Desde ese punto de vista, el proyecto es estático y movemos a las personas y a los recursos hacia el proyecto para poder completarlo. Cuando se termina el proyecto, retornamos a estas personas y recursos a un pool central para que queden disponibles para el siguiente proyecto. Hay varios problemas con esto, relacionados por el lado de las personas. Tratar a las personas como piezas individuales que pueden moverse como en un tablero de ajedrez no es compatible con crear equipos de alto rendimiento. Como sabemos, los equipos pasan por un ciclo de vida de madurez: formación, tormeta, normalización, ejecución; y todo este proceso de maduración lleva tiempo. Cuando el equipo llega a la fase de ejecución, usualmente después de algunos meses, el proyecto está terminando y desarmamos el equipo y enviamos a sus miembros a otros proyectos donde tienen que empezar este proceso otra vez. ¡Ni bien logramos equipos de alto rendimiento los desarmamos!

En el mundo Ágil, es común pensar en los equipos como la principal unidad de organización, y movemos proyectos hacia los equipos. En este modelo, los equipos pasan por el proceso de maduración, pero una vez que logran el estado de alto rendimiento, los mantenemos trabajando juntos el mayor tiempo posible. Los miembros del equipo se conocen, conocen sus fortalezas y debilidades, aprendieron a comunicarse y colaborar entre ellos y seguramente pudieron superar todos sus conflictos más importantes. ¿Por qué querríamos separar este equipo? En cambio, debemos mirar a la cola de proyectos y asignarle el proyecto que el equipo está en mejores condiciones de terminar, dada su capacidad y habilidades.

Especialistas

Algunos proyectos requieren el uso de especialistas, quienes existen en cantidad limitada. En estos casos, necesitamos compartir a estos especialistas en varios equipos, y los equipos van a necesitar sus agendas ágiles alrededor de la disponibilidad de los especialistas. Mover a los especialistas por los equipos es mucho más facil que mover a todo el mundo. Ah, cierto, si no tenés suficientes especialistas para atender a todos los proyectos, entonces existe un cuello de botella obvio que necesita solucionarse.

Demasiados proyectos

Por último, el mayor problema en la mayoría de las organizaciones es tener demasiados proyectos y poco enfoque. Al igual que cuando hay muchos autos en una autopista, al tener muchos proyectos en progreso estamos garantizando una ENTREGA LENTA. Hay mucha teoría sobre la gestión de inventarios y teoría de colas que demuestran este hecho, y todos lo sabemos igual por intuición. La mayoría de las organizaciones de IT tienen muchos proyectos en desarrollo, y por lo tanto tienen muchos gastos, y sin embargo no ocurren tantas entregas. Cada proyecto (o auto) se va desplazando con lentitud, luchando por lograr la atención y recursos limitados. Por supuesto, la solución es quitar algunos autos de la autopista de manera que el resto de los autos puedan volar! Pero hacer esto requiere tener el poder político para decir "Lo siento, pero estamos en nuestra capacidad máxima y no podemos tomar su proyecto ahora. Lo vamos a encolar para que lo tome el próximo equipo disponible". Facil de decir, dificil de hacer. Esto requiere de una gerencia fuerte y decida que realmente gestione la capacidad para lograr no saturar al sistema.

Por suerte, Ágil puede ayudar. Como Ágil requiere que los equipos pasen gran cantidad de tiempo juntos, es dificil que puedan soportar muchos proyectos simultáneos. Los equipos ágiles se pueden enfocar mejor y terminar el proyecto más rápidamente. Cuando una organización se mueve hacia Ágil, los proyectos tienen que priorizarse mejor, y algunos tendrán que caer en la cola mientras que otros obtendrán la atención que se merecen. Y este es un gran paso hacia lograr un ritmo sustentable y entregas, en vez de altos-gastos y proyectos que no terminan nunca.

Traducido de How not to do resource management, por Roland Cuellar.

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