¿Ven esta pila de dinero a la izquierda? Representa tan sólo una pequeña fracción de la cantidad de dinero que tu organización está desperdiciando por no poder gestionar correctamente el alcance de los proyectos. Y no me refiero a los retrasos ocasionados por requerimientos crecientes. Estoy hablando de algo completamente diferente. Algo mucho más fundamental y facil de obtener cuando una organización realmente se compromete con todo lo que Ágil tiene para ofrecer. Para mi éste es uno de los beneficios más importantes de la agilidad, pero hay muy pocas organizaciones que lo hacen bien.
Hoy estoy escribiendo sobre la habilidad de gestionar correctamente el alcance y las expectativas. Las ventajas de hacerlo son realmente impresionantes. Si a tu organización se le diera la oportunidad de incrementar su ROI un 100% por proyecto, ¿alguien en la organización se dedicaría a investigar esta oportunidad? ¿Y qué pasaría si el incremento por proyecto fuera del 200%? ¿Y si fuera un incremento en el ROI del 500% por proyecto, quizás la organización pondría a más de una persona a trabajar en el tema, o quizás seuene demasiado bueno para ser verdad? Soy consciente que puede parecer imposible, pero hay una oportunidad real de alcanzar Retornos de Inversión mucho, mucho más grandes, y sólo depende de la habilidad de la organización para gestionar con eficiencia el alcance y las expectativas.
¿Logré su atención? Espero que si, porque lo que sigue es información muy valiosa que la mayoría de las personas olvidan mencionarlo en los cursos ágiles. Y yo tampoco lo comprendía muy bien hasta hace poco. Como no lo entendía decidí investigar sobre el tema. Ahora lo comprendo, y quiero ayudar a otros a comprenderlo también. El concepto es MUY simple y puede cubrirse con sólo 3 palabras:
Entregas más frecuentes
Sep, esa es la clave. Aunque es mucho más facil decirlo que hacerlo. Significa que hay que adaptar las expectativas a entregas más pequeñas, e igual tener un valor de mercado significativo. También significa que es necesario gestionar el alcance para entregas más pequeñas, para que pueda entregarse valor que satisfaga las expectativas. Si asumimos que estos dos pre-requisitos pueden cumplirse, entonces también podemos suponer que es posible hacer entregas más rápidas. Si, lo sé, hacer entregas de software es costoso, requiere involucrar a otros grupos, etc. Por ahora, presupongamos que todos estos costos son despreciables si se los compara con los resultados potenciales, y veamos a donde llegamos.
El producto completo en 1 sola entrega
Vamos a usar un escenario común como punto de partida. En este escenario trabaja un equipo de 8 personas en un proyecto de 1 año, con un ROI anticipado de 100% luego de 2 años. En números esto significa que la organización va a gastar $1.000.000 (aproximadamente) en 12 meses para construir el producto, y espera obtener $2.000.000 de ingresos en los próximos 12 meses siguientes a la entrega.
El ROI se calcula como:
ROI = $ ganancias / $ invertido
En nuestro ejemplo: $(2.000.000 - $1.000.000) / $1.000.000, o un 100% . Otro número interesante es el efectivo utilizado, que en este caso es igual a la cantidad invertida, ya que hicimos toda la inversión antes de empezar a recibir alguna ganancia.
El producto en 2 entregas
Supongamos que podemos gestionar el alcance, de manera que el producto puede entregarse en dos fases, cada una de 6 meses. Supongamos también que cada pieza del producto tiene un valor aproximado de la mitad de los ingresos del producto completo. En este caso el equipo trabaja 6 meses con una inversión de $500.000 para construir la primera fase del producto. Luego trabajan otros 6 meses a un costo adicional de $500.000 para completar la segunda mitad del producto. Sin embargo, luego de 6 meses comienzan a llegar los ingresos de la primera entrega. Estos ingresos son la mitad de lo esperado originalmente para el producto completo, así que luego de unos pequeños cálculos sabemos que los ingresos durante los primeros 6 meses de la entrega de la primera mitad del producto serán de $500.000 ($2.000.000 por el producto completo en 12 meses = $500.000 por medio producto por 6 meses). Interesante, porque esto es igual al costo de construir la segunda mitad del producto, así que el efectivo utilizado es de sólo $500.000 para construir el producto vs. $1.000.000 para construir el producto en un solo paso.
Veamos un poco los números. Luego de la fase 2 el producto está terminado, y comienza a generar ingresos. Ahora tenemos el producto completo, así que obtendremos el valor completo durante cada período de tiempo. En otras palabras, durante los 12 meses de la entrega final generará $2.000.000 en ingresos. Esto lleva el ingreso total a $2.500.000, por lo que nuestro ROI es ahora del 300% (una ganancia mayor dividida por una inversión menor, $1.500.000 (ganancia) / $500.000 (inversión)). Recordemos que lo único que hicimos fue tener 2 entregas de aproximadamente el mismo valor. No cambió nada más, y nos ahorramos la mitad del efectivo y generamos más ingresos.
Veamos una tabla con este escenario. Las columnas de Ingreso, Efectivo (Ganancia) e Ingreso Total van mostrando los acumulados al mes correspondiente:
| Mes | Gasto | Ingreso | Efectivo (Ganancia) | Ingreso Total |
|---|---|---|---|---|
| 6 | $500,000 | $0 | -$500,000 | $0 |
| 12 | $500,000 | $500,000 | -$500,000 | $500,000 |
| 24 | $0 | $2,000,000 | $1,500,000 | $2,500,000 |
El producto en 4 entregas
Llegó el momento de avanzar un poco más. Supongamos que podemos hacer 4 entregas por año, con un valor aproximadamente igual en cada entrega, y con los mismas situaciones que en el escenario anterior. Ahora trabajamos 3 meses a un costo de $250.000 para generar la primer entrega. Hacemos lo mismo cada 3 meses hasta que se completa el producto en 1 año. Cada entrega genera un 25% del valor de la entrega completa, que en el período de 3 meses sería $125.000. Esto nos lleva a la siguiente situación:
| Mes | Gasto | Ingreso | Efectivo (Ganancia) | Ingreso Total |
|---|---|---|---|---|
| 3 | $250,000 | $0 | -$250,000 | $0 |
| 6 | $250,000 | $125,000 | -$375,000 | $125,000 |
| 9 | $250,000 | $250,000 | -$375,000 | $375,000 |
| 12 | $250,000 | $375,000 | -$250,000 | $750,000 |
| 15 | $0 | $500,000 | $250,000 | $1,250,000 |
| 18 | $0 | $500,000 | $750,000 | $1,750,000 |
| 21 | $0 | $500,000 | $1,250,000 | $2,250,000 |
| 24 | $0 | $500,000 | $1,750,000 | $2,750,000 |
Ahora tenemos una situación en donode nuestro efectivo utilizado se reduce a $375.000, y nuestros ingresos se incrementan a $2.750.000. Esto genera un ROI del 467%.
4 entregas, priorizadas
En el primer escenario deciamos poder hacer 4 entregas por año, de igual valor cada una. Ahora vamos a entregar primero los elementos de mayor valor (después de todo, estamos trabajando con un backlog priorizado, ¿no?). En este nuevo escenario decimos que la entrega 1 tiene un 40% del valor total, la entrega 2 es el 30%, la entrega 3 es el 20% y la entrega 4 es el 10%. Nuestra tabla queda así:
| Mes | Gasto | Ingreso | Efectivo (Ganancia) | Ingreso Total |
|---|---|---|---|---|
| 3 | $250,000 | $0 | -$250,000 | $0 |
| 6 | $250,000 | $200,000 | -$300,000 | $200,000 |
| 9 | $250,000 | $350,000 | -$200,000 | $550,000 |
| 12 | $250,000 | $450,000 | $0 | $1,000,000 |
| 15 | $0 | $500,000 | $500,000 | $1,500,000 |
| 18 | $0 | $500,000 | $1,000,000 | $2,000,000 |
| 21 | $0 | $500,000 | $1,500,000 | $2,500,000 |
| 24 | $0 | $500,000 | $2,000,000 | $3,000,000 |
$300.000 de efectivo utilizado, y una ganancia total de $2.000.000, lo que equivale a un ROI del 667%.
Reduciendo el alcance
No, no es magia. Un poquito más y terminamos. Para el siguiente escenario hagamos que el equipo NO construya las entregas 3 y 4 (que son el 20% y el 10% del valor del producto). De todas formas son de baja prioridad. Si hacemos esto obtenemos la siguiente tabla:
| Mes | Gasto | Ingreso | Efectivo (Ganancia) | Ingreso Total |
|---|---|---|---|---|
| 3 | $250,000 | $0 | -$250,000 | $0 |
| 6 | $250,000 | $200,000 | -$300,000 | $200,000 |
| 9 | $0 | $350,000 | $50,000 | $550,000 |
| 12 | $0 | $350,000 | $400,000 | $900,000 |
| 15 | $0 | $350,000 | $750,000 | $1,250,000 |
| 18 | $0 | $350,000 | $1,100,000 | $1,600,000 |
| 21 | $0 | $350,000 | $1,450,000 | $1,950,000 |
| 24 | $0 | $350,000 | $1,800,000 | $2,300,000 |
En este escenario tuvimos la misma inversión de efectivo de $300.000, pero ahora sólo hicimos $1.800.000 de ganancias con un ROI del 600%. ¿Por qué querríamos hacer algo así? La respuesta viene con otra pregunta: ¿qué va a estar haciendo nuestro equipo de desarrollo en esos 6 meses de desarrollo que nos "ahorramos"? En el escenario anterior están osciosos. ¡Aprovechemos al equipo! Encontremos otro proyecto con parámetros similares, y hagamos que comiencen 6 meses antes. Considerando la misma configuración que el escenario anterior, excepto que estaremos generando ingresos de dos productos distintos a partir del mes 9. En este caso, la tabla se verá así:
| Mes | Gasto | Ingreso | Efectivo (Ganancia) | Ingreso Total |
|---|---|---|---|---|
| 3 | $250,000 | $0 | -$250,000 | $0 |
| 6 | $250,000 | $200,000 | -$300,000 | $200,000 |
| 9 | $250,000 | $350,000 | -$200,000 | $550,000 |
| 12 | $250,000 | $550,000 | $100,000 | $1,100,000 |
| 15 | $0 | $700,000 | $800,000 | $1,800,000 |
| 18 | $0 | $700,000 | $1,500,000 | $2,500,000 |
| 21 | $0 | $700,000 | $2,200,000 | $3,200,000 |
| 24 | $0 | $700,000 | $2,900,000 | $3,900,000 |
$2.900.000 de ganancia para una inversión de $300.000, lo que genera un ROI del 967%.
¿Todavía tengo su atención? Consideremos un último escenario: el efectivo total invertido en este proyecto es de sólo $300.000. La organización originalmente planificaba gastar $1.000.000 en el proyecto. ¿Podemos encontrar 2 o más equipos y otros proyectos para hacer lo mismo dos veces más? De poder, la inversión original de $1.000.000 se reduciría a $900.000, y en vez de obtener $2.000.000 de ingresos al final del segundo año, la organización podría obtener $11.700.000, lo cual es 5.85 veces más ingresos que en escenario original, con $7.7000.000 más de efectivo! Esto equivale a un ROI del 967% para cada uno de los 6 productos distribuidos en 3 equipos con un total de 12 entregas por año. ¿Recuerdan al principio cuando dije que el costo de hacer las entregas es despreciable comparado con estos beneficios? También mencioné que era posible generar un ROI superior al 500%. ¿Me creen ahora? 
Conclusión
Espero que comprendan lo importante de este tema. Pueden leer otra forma de explicar el mismo concepto en la presentación Rocks Into Gold de Clarke Ching. Espero que estén tan entusiasmados como yo cuando tuve mi "momento de descubrimiento" sobre el ROI y la gestión de alcances y expectativas. Es de vital importancia que las organizaciones comprendan estos conceptos. Y espero que si comparten este punto de vista lo puedan compartir con otros.
Ah, y un último comentario: si pueden priorizar el backlog de manera que el porcentaje de valor en cada entrega sea mayor, entonces los números serán todavía más grandes. Por ejemplo, ¿se puede entregar el 50% del valor del producto en la primera entrega? ¿Y la segunda entrega del 40%? Los estudios demuestran que esto es posible, ya que el 50% de las características de un producto de software se usan poco o nada. Dicho de otra forma, la mitad del software existente no tiene valor. Si eliminamos esa mitad, quizás podamos hacer que las entregas tempranas tengan aún más valor.
