GTD (Getting Things Done - Terminar las cosas) es una idea originaria (en cuanto a lo de ponerle nombre) de David Allen. La idea principal detrás de todo esto es la de conseguir organizarse. Es una recopilación de métodos que ayudan a estar más organizado.
Creo que es importante ver en este punto, que la idea de organizarse está muy ligada con la idea de la productividad. Se podría decir a modo Dilbert, que lo que se pretende es trabajar menos y producir más.
¿Cómo se hace?
Hay que tener en cuenta que si bien fue David Allen quién le puso nombre a esto de aumentar la productivadad mediante la organización, en realidad hoy en día el término GTD es mucho más amplio. GTD se ve como una metodología para un problema y como suele ocurrir en el mundo de las metodologías, no hay ninguna 100% cierta.
Generalmente se parte de la idea original de GTD que se basa en los siguientes puntos:
- Recopilar tareas. Este punto consiste básicamente en hacer un core dump de lo que tenemos en la cabeza a algún soporte de nuestra elección. La idea es que el cerebro vale para mucho más que para ser una agenda.
- Procesar las tareas. Una vez se ha efectuado el proceso de descubrir qué cosas hay que hacer, el siguiente proceso es ver qué impacto tienen. Una tarea puede significar tener que hacer otras antes, o puede ser parte de un proyecto, o puede no ser realizable, o puede ser delegable, etc. El objetivo de esta fase es definir claramente qué hay que hacer.
- Organizar el tiempo. Una vez que sabemos qué tenemos que hacer, este punto trata de asignar recursos a las tareas. Típicamente es una cuestión de planificación de cuando vamos a llevar a cabo las tareas.
- Evaluación periódica. El objetivo de este punto es el de evaluar realmente qué hemos hecho (en términos de tareas finalizadas). Realmente no hay que morirse por haber planificado algo y no haber sido capaz de realizarlo por cualquier motivo; simplemente hay que ver qué ha pasado y seguir adelante.
- Hacer: Quizá uno de los puntos más costosos. No sirve de nada pensar, planificar, etc si luego no hacemos lo que hemos dicho.
Como se puede ver, los puntos son bastante genéricos, por lo que realmente existen multitud de adaptaciones de como se traducen esos puntos en el mundo personal de cada uno. A partir de aquí, dependiendo de la metodología concreta, cada punto se efectua de una manera u otra.
¿Cómo se implementa?
La respuesta básica es simplemente hacerlo, es decir, detrás de esto no hay magia ninguna (aunque a veces se venda esto), la efectividad del método reside en lo que cada uno quiera implementar o no. Puesto que lo que hace falta es un soporte en este punto hay que elegir qué tipo de soporte queremos utilizar. Algunas formas de implementación ya sea en papel o mediante algún programa de ordenador son:
- GTD: El libro original de David Allen, por si alguien quiere leerse la metodología completa.
- iGTD: Programa bastante potente basado en la metodología original. Ofrece una muy buena integración con otras aplicaciones y en mi opinión uno de los mejores. Disponible únicamente para Mac
- ThinkingRock: Programa también basado en la idea original. Esta escrito en Java por lo que es multiplataforma. A destacar su forma de mostrar las opciones que facilita el seguimiento de la metodología (se muestra un árbol de posibles cosas que hacer).
- Tracks: Es una aplicación web escrita en ruby on rails. La aplicación web se mantiene de forma local por lo que requiere la instalación de servidor web, para poder utilizar la aplicación.
- D*I*Y* Planner: Siguiendo la idea tradicional de una agenda física, lo que se nos ofrece en esta web es una serie de plantillas ya predefinidas que permiten crearnos nuestra propia agenda personalizada. También se ofrecen plantillas para que cada uno se pueda diseñar su hoja personalizada. Se ofrecen en casi todos los formatos posibles: A4, folio, A5, tarjetas, etc.
- GTD Tiddly Wiki: Quizá uno de los soportes más curiosos. Se trata de un wiki completo implementado en un único archivo mediante toneladas de JavaScript. Es bastante práctico y tiene toda la flexibilidad de un wiki habitual. Ocupa muy poco < 1MB y se puede llevar en cualquier soporte.
El gráfico de GTD, sería algo asi:
