Al comienzo de cada sprint, el equipo de Scrum y el Dueño del Producto negocian el alcance del sprint. Tienen una cantidad limitada de tiempo para discutir y acordar el backlog del sprint. El Dueño del Producto quiere que la funcionalidad se implemente adecuadamente e invertir el dinero de forma inteligente. El equipo quiere un acuerdo que pueda cumplir. ¡Y todos quieren que la reunión termine a tiempo!
A continuación veremos una agenda propuesta para que las planificaciones del sprint sean exitosas.
El contrato del sprint
El propósito de la Reunión de Planificación del Sprint es que el Dueño del Producto y el Equipo negocien lo que debe lograrse durante el sprint, es decir, el contrato del sprint. Scrum define dos reuniones: una reunión de negociación con el Dueño del Producto, y una reunión de "definiamos cómo vamos a hacer todo esto" entre el equipo de implementación. Vamos a enfocarnos en la primera parte de esta reunión.
Aunque valoremos las interacciones con el cliente por sobre los contratos formales, los contratos pueden igualmente resultar útiles, y así podemos hablar de un contrato del sprint. El contrato del sprint es un acuerdo simple entre el Dueño del Producto (quien acuerda no cambiar el alcance antes de terminar el sprint) y el Equipo (quien se compromete a entregar una cierta cantidad de funcionalidad en un tiempo dado).
Parámetros básicos del contrato del sprint
Uno de los secretos de Scrum es que un proyecto consiste de una serie de mini-proyectos de tiempo fijo, calidad fija y alcance fijo, en donde cada mini-proyecto tiene un techo de costos. La suma de los resultados de los mini-proyectos da como resultado un entregable.
Como la duración del sprint, el tamaño del equipo y la Definición de Terminado se definen y quedan fijas durante el sprint, sólo puede variar el alcance, e incluso aquí el equipo intenta definir y alcance un compromiso.
El costo depende en su mayor parte de las horas trabajadas. El límite superior se conoce, pero como ocurren cosas - como ser llamado a otro proyecto para ayudar, o una visita al médico - en general no se llega a ese límite. Así es como tenemos un techo de costos.
La calidad se expresa a través de la Definición de Terminado, y sólo debería cambiar de manera ocasional.
Como todos los parámetros están fijos durante la ejecución de un sprint, lo único que queda por acordar es el alcance. Aunque no sea un parámetro del contrato, la velocidad esperada ayuda a tener una idea de cuánto puede lograrse en un sprint.
Dentro de la caja de tiempo
El Scrum Master es el moderador de la reunión de planificación, pero el Dueño del Producto es quien tiene la agenda. El Dueño del Producto quiere que se entregue cierta funcionalidad, y que el proyecto en general esté bien encaminado.
Sin importar la duración del sprint o el tamaño del equipo, es clave realizar todas las preparaciones necesarias para que la reunión termine a tiempo. Si no estamos preparados, la reunión se va a demorar hasta hacerse eterna.
Las historias tienen que ser lo suficientemente pequeñas para poder implementar en un sprint. El criterio de aceptación tiene que estar definido; esto aumenta la probabilidad de que el Dueño del Producto acepte la implementación al primer intento.
El equipo tiene que conocer su capacidad disponible. Se deben conocer por adelantado las vacaciones, cursos de capacitación, eventos y cualquier otro compromiso que puedan tener durante el sprint. Algunos eventos son impredesibles, en cuyo caso habrá que hacer alguna asunsión razonable sobre cuánta capacidad se consumirá, acordar con el Dueño del Producto las prioridades, y luego aceptar a algunas historias como "condionales" - aquellas que se harán si hay tiempo.
Una Reunión de Planificación simple
La siguiente estructura de reunión se puede usar en distintos contextos, incluyendo casos en donde el Dueño del Producto paga por hora al equipo, o con equipos distribuidos en varias ubicaciones. Qué tan formal hacerlo va a depender de varios factores, incluyendo el tamaño del proyecto, qué tan bien le está yendo al proyecto, la relación comercial entre el Dueño del Prodcuto y el Equipo, qué tanto cooperan las partes, etc. Mientras más complicado esté el proyecto, más necesario va a resultar formalizar el contrato.
- Revisar los parámetros básicos: fecha de inicio y finalización, la fecha y ubicación de la Reunión de Demo del Sprint, la disponibilidad del equipo, y la Definición de Terminado.
- Presentar y discutir cada historia: se tiene que definir un tiempo máximo para esta etapa. Es bueno reserver una sección de "historias dificiles" al final, para poder avanzar más facilmente si la discusión se estanca en una historia.
- Comprometerse a las historias: revisar la lista, una a la vez y en el orden de prioridad. El equipo se compromete una a una hasta que no puede comprometerse a más.
- Acuerdo: confirmar la lista de historias comprometidas con el Dueño del Producto.
Como Scrum Master puede resultar útil el confirmar el Contrato del Sprint con un email del Dueño del Producto. Una forma efectiva de capturar el acuerdo es con una foto del tablero de Scrum, o una captura de pantalla de la wiki. Todos deben tener en claro qué debe hacerse y tanto el Dueño del Producto como el Equipo tienen una base sólida para examinar el éxito del sprint y el estado global del proyecto al momento de la retrospectiva.
Una agenda propuesta
| Objetivo | acordar el alcance del sprint |
|---|---|
| Participantes | Dueño del Producto, Equipo, Scrum Master |
| Moderador | Scrum Master |
| Duración | 1 hora por semana de sprint |
| Entregables | Contrato del Sprint: parámetros básicos y el backlog del sprint |
| Qué | Quién | Duración |
|---|---|---|
Parámetros básicos:
|
Scrum Master | 5 a 10 minutos |
Alcance deseado:
|
Dueño del Producto y el Equipo | 3 a 5 minutos por historia |
| (reservar tiempo para historias dificiles) | 10% al 20% del tiempo asignado al Alcance Deseado | |
Compromiso:
|
Scrum Master y el Equipo | 1 a 2 minutos por historia |
Acuerdo:
|
Scrum Master | 1 a 2 minutos |
| Seguimiento | Scrum Master | Después de la reunión, confirmar las historias con el Dueño del Producto |
