herramientas de dibujoEl Control de Cambios es un proceso común en la gestión tradicional de proyectos para gestionar los cambios. En un proyecto tradicional el control de cambios suele consistir en llenar un formulario detallado de petición de cambios, que incluye atributos como detalles del cambio, impacto al proyecto, riesgos, mitigación, etc. También necesita la aprobación de varias personas. El control de cambios tradicional queda fuera de lugar en las metodologías ágiles porque entra en conflicto con el principio de "Responder al cambio por sobre seguir el plan". Se torna dificil poder responder al cambiol cuando deben completarse formularios extensos y se necesitan listas de aprobaciones.

¿Cuándo y cómo debe hacerse un seguimiento de cambios en Scrum? ¿Cuál es la mejor forma?

Por qué realizar el seguimiento de cambios

Uno de los motivos para realizar un seguimiento de cambios es para frenar al Dueño del Producto de hacer agregados innecesarios al Backlog del Producto. Y esto resulta en una mayor eficiencia para el Dueño del Producto. A veces los elementos del backlog no están bien pensados, y por lo tanto tienden a cambiar muy seguido.

Recordemos que el backlog pertenece al Dueño del Producto, y puede cambiar tanto como lo crea necesario. De hecho, tomar medidas para impedir que surjan cambios en el backlog puede indicar problemas más serios en el proceso. Sin embargo, tampoco es bueno tener un Backlog de Producto que cambia constantemente.

El objetivo de cualquier Backlog inicial es ser muy acotado y de alto nivel, de manera que no debería sufrir cambios. Los pedidos de cambio en un backlog suelen indicar que el backlog era muy extenso o demasiado detallado; se dedicó demasiado tiempo a adivinar el futuro.

Si medimos los cambios en el backlog (los cambios que sufre un elemento desde el momento que ingresa al backlog hasta que llega a producción), podemos esperar como normal un 10-15% de cambios. Pero 50-200% de cambios quiere decir que alguien está gastando mucho tiempo en poner cosas en el backlog que después van a cambiar; no se tiene mucho sentido de qué es certero y qué no. Una tasa alta de cambios suele ser un signo de que se está usando el backlog como un medio para evita r los cambios, en vez de crear un proceso que pueda responder de forma efectiva a los eventos a medida que ocurren.

En definitiva, puede resultarle útil al Dueño del Producto hacer un análisis basado en la tasa de cambios del backlog. Con esto contará con una herramienta para depurar el backlog y hacer que sólo contenga elementos relevantes. Otros escenarios donde puede ser útil hacer un seguimiento de cambios es cuando se necesita saber las decisiones pasadas respecto a un cambio, o cuando el seguimiento es un requerimiento obligatorio.

Cómo realizar el seguimiento de cambios

Todos los cambios deben agregarse al backlog. Los elementos del backlog pueden tener un atributo adicional que identifica el origen de la historia. Los valores para este atributo pueden ser "original", "nuevo", "cambio", etc.

También se puede utilizar un enfoque de Kanban y Lean para gestionar las peticiones de cambio. En última instancia se debe siempre mantener un proceso liviano y eliminar cuanto desperdicio sea posible.

Las recomendaciones principales son:

  • Registrar los cambios al backlog o en alguna herramienta para seguir cambios.
  • Eliminar la mayor cantidad de aprobaciones que sea posible.
  • Agregar un formulario simple y pequeño para el control de cambios, pero sólo si es necesario.
  • Involucrar a los interesados.
En resumen, en algunas situaciones particulares puede resultar necesario realizar un seguimiento de cambios. Usar algo como una "tasa de cambios al backlog" para el seguimiento de cambios puede ayudar a erradicar los desperdicios en el proceso y hacer que el Dueño del Producto sea más eficiente. Pueden existir otras razones para realizar un seguimiento de cambios, pero la clave es siempre la misma: mantener un proceso ágil y simple, y sólo preocuparse por los detalles que son necesarios.
Basado en Managing change requests in Scrum

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"Si tú tienes una manzana y yo tengo una manzana e intercambiamos las manzanas, entonces tanto tú como yo seguiremos teniendo una manzana cada uno. Pero si tú tienes una idea y yo tengo una idea, e intercambiamos las ideas, entonces ambos tendremos dos ideas"

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