SalidaA veces estamos intelectualmente ausentes, incapaces de realizar aportes positivos a una reunión. Sin embargo, es común que cuando no podemos estar presentes con nuestra cabeza, nos quedamos igual en al reunión, sin considerar los costos de nuestra falsa presencia, tanto para el equipo como para nosotros mismos.

Cuando el objetivo es realmente lograr resultados (¿no debería serlo siempre?), debemos retirarnos de la reunión cuando no podemos aportar. La convención y la cultura nos sugieren que la presencia física es más importante que la presencia real, por lo que la mayoría de las personas se quedan en escena incluso cuando ya no pueden aportar. Sin embargo, cuando no podemos sumar al proceso, lo único que nos queda es restar.

El patrón de Check-Out se trata de esto: tener conocimiento personal de cuándo no podemos contribuir a un nivel aceptable para nosotros mismos. Retirarse de una reunión (hacer un check-out) en estas circunstancias es importante para uno, es una reafirmación de que nuestro tiempo vale. También es importante para el equipo, porque evitamos distraer a los demás de obtener los resultados cuando nuestro cuerpo está presente pero no nuestra mente. El objetivo es que nuestra presencia física también signifique nuestra presencia real.

Entonces, la solución es simple: cuando no podemos contribuir, debemos dejar la reunión sin distraer al resto del equipo.

El protocolo de Check Out

La ejecución de un Check Out es muy simple:

  1. Decir, "Hago un check out".
  2. Inmediatamente dejar físicamente el lugar, hasta que estemos listos para volver.

Debemos usar este tiempo afuera para refrescarnos y permitirnos volver a participar por completo, incluso aunque querramos usar este tiempo en otra cosa. Aunque no hay que avergonzarse por hacer un check out, debería preocuparnos nuestra falta de contribución; debemos reflexionar sobre lo ocurrido.

Hay que evitar la tentación de hacer un "show" del check out (por ejemplo, dramatizando la situación, o haciendo ver que fueron ellos quienes nos forzaron a retirarnos).

Cuándo hacer un Check Out

El Check Out se utiliza en cualquier momento que necesitemos ocuparnos de nosotros mismos, de cualquiera forma (por ejemplo, para calmarnos, descansar, o hacer lo que sea necesario para volver a tener presencia real). El Check Out le da a la persona y al equipo la oportunidad de ser productivos en forma simultánea, cuando sería imposible si nos quedaramos.

El Check Out también se utiliza para ocuparnos de temas personales.

En resumen, podemos decir que es un buen momento para hacer un check out cuando se nos ocurre la idea de hacerlo.

Compromisos y guías

Al adoptar el Check Out se asume el siguiente compromiso: 

  • A admitir la falta de productividad personal y dejar físicamente al equipo.
  • A no hacer un check out para llamar la atención.
  • A volver ni bien nos sintamos productivos otra vez.
  • A volver sin llamar la atención por el regreso.
  • A ser claro con el equipo cuando se realiza el check out (por ejemplo, hay que decirle al equipo entero que se está haciendo un check out y no sólo a una persona. Si el check out va a durar más de una hora, hay que decirle a los equipos cuándo creemos volver).

El Check Out es la admisión de que no podemos realizar contribuciones por el momento. Su objetivo es ayudar al equipo, y no manipularlo. Esto signifca que no hay que usar el check out para expresar enojos, causar distracciones, llamar la atención o cualquier otra situación similar.

Al realizar un check out el resto del equipo se ve beneficiado, ya que deberá dejar de pretender que estamos contribuyendo. El asumir nuestra condición de no poder contribuir es reconocer nuestra propia realidad y generar oportunidades para los demás.

En la experiencia, cuando los miembros del equipo tienen problemas para hacer un check out, significa que ya hay un problema en el equipo. El no saber quién está realmente presente y quién no muestra una falta de conexión dentro del equipo.

Cuando una persona no está realmente presente, tanto sea que se quede en la reunión o no, y no se lo dice a sus miembros de equipo, implícitamente está diciendo que no le importa ni él mismo ni su equipo. Y este comportamiento disminuye la presencia real de todo el equipo.

Basado en Pattern: Check Out, del libro Software for your head, de Jim & Michele McCarthy

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"Si tú tienes una manzana y yo tengo una manzana e intercambiamos las manzanas, entonces tanto tú como yo seguiremos teniendo una manzana cada uno. Pero si tú tienes una idea y yo tengo una idea, e intercambiamos las ideas, entonces ambos tendremos dos ideas"

Bernard Shaw