Hace un tiempo tratamos el tema de la Gestion del Conocimiento y vimos su evolución con las tres partes primordiales (teoría, práctica, intercambio), también tratamos como diseminar el conocimiento en los equipos, que estábamos haciendo en nuestro grupo para ello y por último como pensabamos seguir.

En este caso, les quiero compartir una entrevista a Luis Suarez que me pareció interesante, y me gustaría que puedan reflexionar sobre como podríamos compartir mas conocimiento si dejaramos de lado un poco el uso de mail y utilizáramos mas y mejor el nuevo software social.

Hay muchas teorías en torno a la Gestión del Conocimiento Organizacional, pero no se comparte mucho sobre cómo se hace esto. ¿Cómo es que la teoría de la Gestión del Conocimiento está siendo aplicada en las organizaciones?

Durante algunos años, el enfoque elegido para aplicar la teoría de la Gestión del Conocimiento (GC) al mundo de los negocios ha involucrado partes iguales de tecnología (es decir, herramientas) y procesos, dejando fuera de la ecuación y descuidando a las personas. Como consecuencia, esto resultó en un proceso muy estructurado, centrado, anticuado, demasiado ambicioso y complejo (a veces) para tratar de documentar al máximo posible el conocimiento explícito que los trabajadores pudiesen producir. Sin embargo, probablemente sólo el 5% de ese conocimiento fue documentado.

Hoy, sin embargo, este enfoque está cambiando a un contexto mucho más adecuado de actividades de intercambio de conocimientos, donde la tecnología y las herramientas, junto con los procesos, están tratando de encontrar el equilibrio perfecto con las personas. Aquí es donde la informática social entra en juego, porque en los últimos años ha demostrado cómo la combinación de intercambio de conocimiento tácito y explícito son posibles en un entorno empresarial, lo que resulta en una aceleración del intercambio de conocimientos y no sólo centrarse en los costos de documentación del capital intelectual.

Después de todo, será la combinación de conocimientos y de información estructurada y bien documentada con actividades no estructuradas, semi-caóticas y fragmentadas de intercambio de conocimientos las que ayudarán a dar forma y definir la próxima generación de la teoría de la GC, que, curiosamente, ya era parte de los principios de una estrategia de GC bien éxitosa hace más de trece años atrás. Sin embargo, es ahora cuando finalmente podemos ayudar a todos a comprender que el intercambio de conocimiento tácito y explícito también son actividades igualmente importantes para que los empleados realicen. Al final de mucho tiempo, las personas son otra vez parte de la ecuación. Y todo esto gracias al software social.

Desde su punto de vista, ¿cuáles son los principales desafíos que las organizaciones enfrentan a la hora de invertir en la gestión del conocimiento?

El mayor desafío es, probablemente, la carga de años en que la GC se utilizó como un término genérico que abarcaba casi todo, resultando en una reputación negativas de las que aún nos estamos recuperando. Las organizaciones que están pensando en invertir en la GC debe finalmente aceptar el hecho de que es muy difícil, si no imposible, gestionar el conocimiento, incluso el conocimiento personal. En cambio, lo que deberían hacer para dar respuesta a este desafío es ayudar a sus trabajadores del conocimiento facilitando conversaciones que se produzcan de forma natural, informal y no estructurada. Y despues permitir que ellos mismos lo estructuren de forma que mejor les parezca. O también no estructurarlo.

Básicamente, las organizaciones que inviertan en GC tienen que comprender que no deben tratar de controlar (de una vez por todas); hay que dar libertad a los trabajadores del conocimiento para promover el conocimiento, tanto dentro como fuera del firewall de la organización, y asumir la responsabilidad por la manera en que producen y comparten piezas de conocimiento con sus colegas. Compartir el conocimiento es una actividad muy personal, y como tal, la GC debería abarcar el aspecto de las personas, para ayudar y garantizar que esos trabajadores del conocimiento controlan, ellos mismos, la forma como el conocimiento fluye.

Por último, las empresas que invierten en GC deberían entender que, tal como los procesos y la tecnología, las personas deben ser parte de la ecuación y deberían abarcar métodos formales e informales para proporcionar a los trabajadores del conocimiento de la capacidad de utilizar los sistemas tradicionales de GC y la presente nueva ola de herramientas para el intercambio de conocimientos y la colaboración que están en el ámbito de la informática social.

¿Las organizaciones están actualmente más o menos comprometidas con la GC?

Si se piensa en la GC en términos tradicionales de intercambio y colaboración para producir capital y activos intelectuales, creo que las organizaciones están menos comprometidas. Como he dicho antes, las connotaciones negativas detrás de la GC todavía se encuentran presentes, incluyendo el conocido hecho de que es muy difícil de gestionar el conocimiento en sí mismo.

Sin embargo, si se piensa en el creciente interés de las organizaciones en ayudar a pasar la palabra en sitios de software social, redes sociales y la informática social, dentro y fuera del firewall, el juego cambia. Si se piensa en la informática social como el aspecto de las personas en la ecuación de la GC (herramientas, procesos y personas), entonces creo que podemos ser testigos de una segunda llegada de la GC. Probablemente mejor identificada como el intercambio de conocimientos mas que GC propiamente dicha. La aparición de estas herramientas de software social está, sin duda, contribuyendo a traer a la CG de vuelta a la luz de los focos, pero esta vez con el equilibrio justo: personas, procesos y herramientas!

¿Cuáles son los "elementos" de la GC que más pueden ayudar a las organizaciones en el actual escenario económico?

Probablemente, algunos son los mismos "elementos" que formaban parte de la GC cuando se originó hace más de una década. La ecuación que mencioné será clave sin lugar a dudas: herramientas, procesos y personas. Pero también creo que la apertura, la transparencia, la voluntad de ayudar a través de compartir y de colaborarar, asumiendo la responsabilidad por la forma como el conocimiento es compartido por los trabajadores del conocimiento, son tal vez otros elementos clave a considerar. La mayoría proviene del mundo de las redes sociales y, como tales, los principios fundamentales de alimentar relaciones personales de negocio, conectar con sus colegas, establecer relaciones duraderas al compartir la misma pasión en un tema en particular como parte de las comunidades son sólo algunos de los elementos clave que considero muy útil a las organizaciones en tiempos como estos para que nos ayude a avanzar con éxito de una mentalidad basada en el trabajo para pasar a una mentalidad basada en el conocimiento y su intercambio (es decir, la Economía del Conocimiento).

Algunos consultores / autores consideran que las organizaciones necesitan una cultura antes de que pueda comenzar un programa de GC. Otros sostienen que un programa de GC puede ayudar a crear una cultura "correcta". ¿Cuál es su opinión?

Creo que sin duda la cultura correcta tiene que existir antes de poder implementar un programa de GC. Véa, por ejemplo, las organizaciones donde el lema "El conocimiento es poder" es aún muy importante. Sería difícil, si no totalmente imposible, introducir un programa de GC en una cultura organizacional donde el conocimiento es retenido en lugar de ser abierto y compartirse.

Los trabajadores del conocimiento que no tengan voluntad para compartir sus conocimientos con los demás, que no aprendan en el proceso ni colaboren con sus colegas tendrán dificultades en participar en un programa de GC que van a consideran no muy importante. Así que, como he dicho, creo que para que un programa de GC tenga éxito sería mejor tener una cultura de compartir.

Si este no es el caso, no me malinterpreten, aún es posible hacerlo, solo que tomará mucho más tiempo. Algo que en nuestro mundo moderno la Internet, donde la información fluye más rápido que nunca, no es algo que las organizaciones puedan arriesgar.

¿Cómo vivir y trabajar en un mundo sin correo electrónico?

¡Es maravilloso! Lo hago desde hace más de quince meses y no me arrepiento para nada. Es sorprendente cómo algo que comenzó como un experimento es ahora parte de mi vida profesional y también de la vida de las personas con quien colaboro y comparto conocimiento con mayor frecuencia.

Para mí los beneficios inmediatos son evidentes. Durante estos quince meses conseguí reducir el 90% el número de mensajes recibidos cada semana, lo que significa que, en lugar de pasar dos o tres o cuatro horas al día para procesar el correo electrónico, tengo este tiempo para "estar" en espacios de software social donde puedo colaborar y compartir conocimientos con mis distintas redes sociales de un modo abierto y transparente de forma que todos se benefician. No solo soy yo.

Y el hecho de que el software social está cobrando cada vez más tiempo dentro y fuera de los firewall de la organizaciones, ayuda a los demás a comprender cómo se pueden liberar del e-mail y seguir trabajando en espacios sociales más abiertos y valiosos.

Y la ayuda en la productividad que obtenemos al ver nuestro buzón de correo electrónico vacío constantemente hace que todo valga la pena. O cuando vamos de vacaciones o visitamos a un cliente o vamos a un curso y regresamos y vemos que no hay mensajes de correo electrónico que nos preocupen y que el trabajo continuó porque el resto de nuestra red social ayudó a realizar las tareas mientras estuvimos fuera. A esta altura es mi turno para corresponder y ayudarles a beneficiarse de estas interacciones tanto como yo me beneficio. Una gran experiencia! Y yo la recomiendo!

¿Las organizaciones pueden, de manera realista, aspirar a liberar a sus empleados de sus buzones de correo electrónico?

Sí, claro! No es una cuestión de cómo o por qué lo harían, sino más bien de cuando va a suceder. Esta nueva ola de herramientas para el intercambio de conocimientos y la colaboración en el ámbito de las redes sociales está para ayudar a que los trabajadores del conocimiento entiendan que todos pueden ser igualmente productivos, si no más!, al utilizar estas herramientas en lugar del correo electrónico. De hecho, son ahora mucho más productivos y están expuestos a más información, más contenidos, más conexiones (es decir, expertos) de lo que alguna vez tuvieron, por eso tienen una oportunidad de encontrar, mucho más rápidamente, el contenido y los expertos detrás de ellos.

Por lo tanto, con el software social como la mayor alternativa para ayudar a reducir sus correos electrónicos, el desafío más grande es la voluntad de que esto suceda. Las herramientas están allí, el ambiente siempre ha estado allí, somos nosotros los que necesitamos obtener un nuevo cambio y darnos cuenta de que no todas las interacciones tienen que suceder por correo electrónico. Por el contrario, podemos ayudar a diversificar eso de manera que sólo muy pocos correos electrónicos se envíen.

Mediante el uso de herramientas como blogs, wikis, podcasts, marcadores sociales, etiquetas, microsharing services, etc. tenemos una oportunidad finalmente para domar a la fiera, una que nunca pensabamos poder domesticar, y yo lo hice. Quince meses sin usar el correo electrónico en el trabajo y tanto o más productivo que antes!

¿Alguno de nosotros se atrevería a probar de bajar el 90% de los emails?

¿Le ven algo parecido como plantea Google su nuevo producto Wave (además de otras cosas que trae)?.


Basado en Entrevista a Luis Suarez


 

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"Si tú tienes una manzana y yo tengo una manzana e intercambiamos las manzanas, entonces tanto tú como yo seguiremos teniendo una manzana cada uno. Pero si tú tienes una idea y yo tengo una idea, e intercambiamos las ideas, entonces ambos tendremos dos ideas"

Bernard Shaw