La retrospectiva es la última reunión en una iteración de Scrum, el momento de cierre del sprint que está terminado. Es un momento de análisis y reflexión del pasado, pero también es un encuentro del cual tienen que salir decisiones y acciones para el futuro. Y sin embargo, es común dejar que las retrospectivas sean "una reunión más", y desperdiciemos así una de las mejores oportunidades para aprender, crecer y mejorar nuestro trabajo en equipo.

¿Para qué hacer una retrospectiva?

Las retrospectivas son un concepto de años en el desarrollo de software (y en cualquier otro ámbito, de hecho), que Scrum formaliza y ubica como reunión al finalizar cada iteración de desarrollo. En Scrum, la retrospectiva es el último evento del sprint y hace un vínculo entre el sprint que termina y el que está por empezar: en la retrospectiva el equipo analiza el pasado y planea su futuro. Pero no piensa su futuro en términos del proyecto en particular, sino con un enfoque más amplio: durante la retrospectiva el equipo reflexiona cómo trabaja.

Así como las prácticas técnicas hacen foco en el producto (integración continua, pruebas automatizadas, demostraciones frecuentes, etc.), la retrospectiva es la herramienta que hace foco en el equipo, analizando cómo trabajamos y nos relacionamos, y buscando soluciones reales que el equipo mismo pueda aplicar.

El objetivo de una retrospectiva es mejorar: mejorar la productividad, mejorar los conocimientos y habilidades del equipo, mejorar la calidad del producto... en última instancia, el objetivo de una retrospectiva es mejorar la calidad de vida de quienes participan.

Las 5 etapas de una retrospectiva

Todas las retrospectivas pasan por 5 etapas, aunque a veces no sean formales. Es bueno tener en cuenta estas etapas y ser conscientes de que deben ocurrir: si se saltea alguna etapa, o si la misma no ocurre de forma efectiva, no llegaremos al mejor resultado posible de la retrospectiva. Y en el peor de los casos, terminaremos con una reunión más, desaprovechada.

Entonces, las 5 etapas de una retrospectiva son:

  1. Preparar el escenario
  2. Recolectar datos
  3. Reflexionar
  4. Decidir qué hacer
  5. Cerrar la retrospectiva

1. Preparar el escenario

El inicio de la retrospectiva ocurre con la "Preparación del escenario", un evento de 5-10 minutos en donde se da inicio a la reunión y marcará el rumbo de la retrospectiva.

En esta etapa se deberá presentar la persona que llevará la retrospectiva. Esta persona puede ser alguien del mismo equipo o un participante externo; en caso de ser miembro del equipo, no es necesario que sea siempre el mismo, y hasta sería deseable que se vaya rotando con el tiempo. Quien guía la retrospectiva es una única persona, y sus responsabilidades son:

  • armar la agenda y las actividades para cada etapa de la retrospectiva
  • llevar y coordinar la charla
  • controlar el tiempo
  • cerrar y documentar

Cuando se inicia la preparación, el presentador deberá recordar cuánto tiempo dispone el equipo para la retrospectiva (el cual dependerá según la duración del sprint; por ejemplo, 1 hora para un sprint de 2 semanas). A su vez, deberá ir controlando el tiempo a medida que avance la reunión, recordándole al equipo cuánto tiempo falta, y ajustando las actividades acorde.

Una vez hecho esto, se deberá presentar el objetivo de la retrospectiva. El objetivo lo determina quién guiará la retrospectiva, con consultas previas al equipo. Tiene que ser un objetivo amplio y que, a la vez, sirva para darle foco a las actividades y reflexiones que salgan. Por ejemplo, algunos objetivos válidos podrían ser:

  • buscar formas de mejorar nuestras prácticas
  • descubrir qué estamos haciendo bien
  • entender porqué no cumplimos con el compromiso del sprint
  • buscar formas de mejorar nuestra flexibilidad con el cliente
  • reconstruir relaciones dañadas

Estos son algunos ejemplos, los cuales obviamente varían de acuerdo al contexto del equipo. La idea es plantear distintos enfoques para la retrospectiva, y salir del clásico "mejora continua del proceso": es un objetivo válido, pero después de un par de retrospectivas sería bueno aplicar otro enfoque.

2. Recolectar datos

Esta es la etapa donde el equipo hablara sobre hechos, sin juzgarlos. La idea es llegar a un acuerdo sobre los eventos que ocurrieron durante la iteración, y tener así una base común sobre la cual reflexionar luego y sacar conclusiones.

En esta etapa, los miembros del equipo deberán presentar hechos que ocurrieron durante la iteración, eventos que consideren relevantes. Por ejemplo, se pueden presentar:

  • historias terminadas
  • historias no terminadas
  • impedimentos
  • decisiones que se tomaron
  • reuniones
  • métricas varias (velocidad, cantidad de bugs, cobertura de código, etc.)
  • eventos
  • emociones de los miembros

Además de hechos tangibles, quien lidera la retrospectiva puede decidir que los participantes presenten emociones que ellos mismos hayan sentido durante algún momento (por ejemplo, "me enojé durante la reunión X", o "me asusté con la decisión Z").

3. Reflexionar

Aquí es donde comienzan a aparecer las ideas, los posibles caminos a recorrer. Durante la reflexión el equipo analiza los hechos y busca responderse dos preguntas básicas:

  • ¿por qué pasó lo que pasó?
  • ¿cómo mejorar?

El equipo empieza a tener ideas sobre cómo poder seguir avanzando, no perdiendo de vista las consecuencias que cree generarán los cambios.

Es aquí donde se empieza a comprender cómo los eventos, comportamientos y circunstancias afectan al trabajo del equipo desarrollando software.

4. Decidir qué hacer

Este es un momento crucial en la retrospectiva, y representa el compromiso del equipo para actuar a futuro. El equipo deberá armar un plan de acción para concretar alguno de los experimentos planteados en la reflexión.

Las acciones que el equipo decida tomar deben poder llevarse adelante por ellos mismos: esperar que otras personas actúen por el equipo es un camino seguro a la frustración.

Es importante evitar las retrospectivas de "hacer nada", porque pierden justamente el sentido de la reunión: las retrospectivas son para experimentar, para buscar mejoras y seguir progresando. Siempre hay algo que mejorar, y la retrospectiva es el espacio seguro para buscar cómo avanzar.

5. Cerrar la retrospectiva

Durante la retrospectiva el equipo trabajó mucho, realizó varias actividades y generó un compromiso y plan de acción para el próximo sprint. Debemos guardar todo el trabajo hecho durante la retrospectiva. Por ejemplo:

  • registrar en una wiki la decisión tomada
  • sacar fotos de las actividades
  • sacar fotos al pizarrón

Lo esencial del cierre es que todos los miembros del equipo se retiren con acciones concretas y experimentos para aplicar durante la próxima iteración.

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"Si tú tienes una manzana y yo tengo una manzana e intercambiamos las manzanas, entonces tanto tú como yo seguiremos teniendo una manzana cada uno. Pero si tú tienes una idea y yo tengo una idea, e intercambiamos las ideas, entonces ambos tendremos dos ideas"

Bernard Shaw